Umstieg nach Plan auf SAP S/4HANA bei den Stadtwerken Pforzheim

09.06.2020 – Als fünfter Energieversorger in Deutschland führten die Stadtwerke Pforzheim SAP S/4HANA ein. Gut ein Jahr nach der Auftragserteilung war das System produktiv.

Brita Kroslid, Prokuristin und verantwortlich für IT und Finanzen bei den Stadtwerken Pforzheim, kann ihren Stolz nicht verhehlen, als sie berichtet, dass jüngst der Jahresabschluss 2019 mit dem neuen S/4HANA ERP-System fertiggestellt werden konnte. Der eigentliche Produktivbetrieb war Anfang 2019 gestartet – etwas mehr als ein Jahr, nachdem der badische Versorger die GISA GmbH mit der Umstellung beauftragt hatte. Diese war dringend erforderlich geworden, denn vorher nutzten die Stadtwerke Pforzheim ein branchenfremdes ERP, das nicht mehr zeitgemäß war. „Wir hatten hier die klassischen Silos, wichtige Prozesse waren nicht integriert oder teilweise gar nicht hinterlegt“, schildert Brita Kroslid die Ausgangsituation. Vieles musste händisch erledigt werden, was unnötige Zeit kostete. „Speziell die Finanz- und Controllingprozesse mussten dringend effizienter werden.“

Stadtwerke Pforzheim Umstieg S4HANA
Auf der Basis einer durchgängigen IT Strategie ausgehend von den Business
Bedarfen gelang den Stadtwerken Pforzheim die Einführung von S/4HANA.
(Foto: Stadtwerke Pforzheim GmbH)

Strategie als zentrale Voraussetzung

2016 begann die Suche nach einer neuen Lösung. Brita Kroslid war selbst lange als Beraterin tätig gewesen und wusste um die Bedeutung einer IT-Strategie in solchen Umstellungsprozessen: „System raus – System rein ist zu kurz gesprungen“, warnte sie und ging konsequent mit ihren Kollegen an die Arbeit. In vielen Workshops wurden Prozesse analysiert und überarbeitet, die Applikationslandschaft überprüft, die IT-Organisation neu ausgerichtet und ein Steuerungsmodell definiert. Auf dieser Basis erfolgte die Ausschreibung, die, wie Brita Kroslid betont, herstelleroffen erfolgte. „Mehrheitlich wurden uns SAP-Lösungen angeboten – vom sehr gut ausgeprägten R/3 bis hin zur Maximalausstattung in der Public Cloud.“ Die Stadtwerke Pforzheim entschieden sich schließlich für S/4HANA, das on premise betrieben wird.

Systematische Umstellung

Nachdem Ende 2017 der Auftrag an GISA erteilt war, startete die Konzeptionsphase. „Man muss entscheiden, ob sich das Unternehmen dem System anpassen sollte oder umgekehrt – bei uns war von Anfang an klar, dass wir maximale Standardisierung möchten, sprich: unsere Prozesse am System ausrichten“, erinnert sich die IT-Verantwortliche. „Aber man hat in dieser Phase einfach auch die Chance, Abläufe neu zu denken und besser zu machen.“ Es folgten die Einrichtung des Systems und das Customizing durch GISA, nach etwa sechs Monaten konnten die ersten Testmigrationen und Funktionstest durchgeführt werden. „Auch in dieser Phase haben wir gründlich aufgeräumt, sprich: unsere Daten bereinigt“, berichtet Brita Kroslid. Sie begrüßt, dass den Anwendern frühzeitig die Möglichkeit gegeben wurde, mit dem System zu arbeiten – das habe den operativen Einstieg extrem erleichtert.

Neues ERP-System bewährt sich

Als wesentliche Vorteile in der Praxis erweisen sich hohe Performance und die komplette Integration von S/4HANA: „Der Prozess geht ohne Brüche durch alle Abteilungen“, berichtet Brita Kroslid. Auch die Effizienz sei nun deutlich höher: „Mit den Funktionen Neues Hauptbuch und Online-Belegsplit können vollständige Teilbilanzen/GuV erstellt werden.“ Auch die Offenheit des Systems schätzt man in Pforzheim. So wurde der neue ERP-Kern beispielsweise um ein Tool für das Workforce-Management ergänzt, das Warehouse Management System mit seinen mobilen Komponenten ist über bi-direktionale Schnittstellen direkt mit S/4HANA verbunden.

Um das Unternehmen durchgängig fit für das digitale Zeitalter zu machen, werden in Pforzheim aktuell neue Systeme für Vertrieb, Kundenservice und Abrechnung eingeführt. Heute sieht Brita Kroslid ihr Unternehmen auf einem guten Weg in der Digitalen Transformation: „Unsere IT zahlt auf die Unternehmensstrategie ein und gibt uns viel Bewegungsfreiheit für zukünftige Entwicklungen.“ So sollte es sein. (pq)

Stadtwerke Pforzheim GmbH

Brita Kroslid
brita.kroslid@stadtwerke-pforzheim.de
www.stadtwerke-pforzheim.de


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